Regulamin udzielania zamówień publicznych

Muzeum Azji i Pacyfiku w Warszawie

Regulamin udzielania zamówień publicznych
w Muzeum Azji i Pacyfiku w Warszawie


Regulamin ustalono na podstawie obowiązujących przepisów prawnych , w
szczególności ustawy z dnia 29 stycznia 2004r.Prawo zamówień publicznych (Dz.U.z 2007r.nr 223,poz.1655 z późniejszymi zmianami) oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U.z 2009r. nr 257, poz.1240).

§ 1

1. Regulamin określa zasady udzielania zamówień publicznych w Muzeum Azji i Pacyfiku w Warszawie , których przedmiotem są dostawy, usługi oraz organizację ,
skład , tryb i zakres obowiązków członków komisji przetargowej.
2.Regulaminu nie stosuje się do zamówień wymienionych w art.4 ustawy Prawo zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro .
3.W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego stosuje się średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych ogłaszany na podstawie art.35ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r.-Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. nr 223, poz.1655, z późn.zm.) przez Prezesa Rady Ministrów .

§ 2

1.Iklekroć w regulaminie jest mowa o :
1)ustawie – oznacza to ustawę Prawo zamówień publicznych
2)zamawiającym- oznacza to Muzeum Azji i Pacyfiku w Warszawie
3)kierowniku jednostki- oznacza Dyrektora Muzeum Azji i Pacyfiku w Warszawie
4)komórce organizacyjnej- należy przez to rozumieć dział lub samodzielne
stanowisko
5)kierowniku komórki organizacyjnej-oznacza to kierownika działu lub pracownika
samodzielnego stanowiska
6)zakończeniu postępowania –rozumie się przez to wybór najkorzystniejszej oferty

§ 3

1.Organizacją procesu zamówień publicznych zajmują się :
1)kierownik jednostki
2)główna księgowa
3)radca prawny
4)kierownicy komórek organizacyjnych
5)komisja przetargowa działająca w oparciu o niniejszy regulamin
6)biegli powołani do oceny ofert
2.Komisja przetargowa działa na podstawie regulaminu pracy komisji przetargowej (załącznik 1).

§ 4

Planowanie zamówień publicznych w Muzeum

1.W Muzeum opracowuje się w danym roku budżetowym plan zamówień publicznych w układzie przedmiotowym .
2.Komórki organizacyjne zobowiązane są do przygotowania zestawienia planowanych w danym roku dostaw i usług w danym roku i mającym odzwierciedlenie w planowanym budżecie Muzeum w zakresie :
a) warunków i utrzymania stanowisk pracy
b) informatyki i wyposażenia stanowisk pracy
c) zadań promocyjnych
3.Zestawienia o których mowa należy złożyć w dziale księgowości w ciągu 15 dni do czasu sporządzenia planu finansowego w Muzeum.
4.Planowaniem zamówień w roku budżetowym na dostawy i usługi należy do obowiązków kierowników komórek organizacyjnych.
5.Sporządzenie planów zamówień publicznych dokonuje się na podstawie identyfikacji potrzeb uwzględnionych w planie finansowym Muzeum .
6.W planie finansowym Muzeum zamieszcza informację dotyczącą przedmiotu zamówienia ,jego wartość i termin realizacji.
7.Zbiorczy plan zamówień publicznych sporządza pracownik wyznaczony przez Dyrektora Muzeum na podstawie planów poszczególnych komórek organizacyjnych.
8.Komórka organizacyjna właściwa ds. zamówień publicznych zestawia zbiorczy plan zamówień na dany rok, składający się z załączników –planów cząstkowych o których mowa w ust.2 i przekazuje go do zatwierdzenia Dyrektorowi Muzeum.
Następnie informuje komórki merytoryczne o konieczności zastosowania procedur zamówień publicznych dla danego przedmiotu zamówienia i występuje do kierownika Zamawiającego o zgodę. Kierownik Administracji prowadzący postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi zbiorczy rejestr zawartych umów o zamówienia publiczne. Dyrektor Muzeum koordynuje i nadzoruje udzielanie zamówień publicznych.
9.Ustaloną wartość zamówień publicznych na dostawy i usługi na dany rok budżetowy wprowadza odrębnym Zarządzeniem Dyrektor Muzeum Azji i Pacyfiku i podaje do wiadomości pracownikom odpowiedzialnym za udzielanie zamówień.

§ 5

Tryb przygotowania zamówienia
1.W celu realizacji procedury udzielania zamówienia publicznego, Kierownik komórki organizacyjnej uzyskuje zgodę Kierownika Zamawiającego w postaci wniosku , który powinien zawierać :
a) wartość zamówienia ustaloną zgodnie z ustawą ,
b) kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, która będzie podana bezpośrednio przed otwarciem ofert wraz z akceptacją Głównego Księgowego Muzeum.
2.Kierownik komórki organizacyjnej uwzględnia ustawowe terminy proceduralne dotyczące :
a) składania ofert,
b) zawarcia umowy,
c) składania i rozpatrywania odwołań i skarg do sądu przysługującym wykonawcą i uczestnikom konkursu.
3.Kierownik komórki organizacyjnej przedkłada Kierownikowi Administracji, który przeprowadza postępowanie wniosek , wyrażający zgodę Kierownika Zamawiającego na przeprowadzenie procedury o udzielenie zamówienia publicznego oraz prezentuje propozycje przewidziane w ustawie co do kryterium merytorycznego, jego wagi i punktacji, kiedy sądzi, że kryterium oceny jest niewystarczające, listy wykonawców do których miało być skierowane zaproszenie.
4.Za kompletność i prawidłowość sporządzonego wniosku wyrażającego zgodę Kierownika Zamawiającego na przeprowadzenie procedury o udzielenie zamówienia publicznego , postanowień umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy oraz innych niezbędnych dokumentów dotyczących przedmiotu zamówienia
odpowiada Kierownik komórki organizacyjnej.
5.Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest wynagrodzenie wykonawcy , bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Kierownika komórki organizacyjnej.
6.Kierownik Administracji nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.
7.Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o zamówieniach w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców.
8.Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.
9.Zamówienia udziela się wyłącznie dostawcy lub wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy.
10.postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne i może być prowadzone w formie pisemnej.
11.Postepowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim.
12.Podstawą wszczęcia postępowania jest prawidłowy i kompletny wniosek o wszczęcie postępowania (załącznik 2).
13.Udzielanie zamówień publicznych dopuszcza się w granicach planowanych wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem terminów realizacji.
14.Udzielenie zamówień nie może prowadzić do podziału zamówienia na części w celu spowodowania obejścia przepisów ustawy dotyczących obowiązku jej stosowania powyżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro.
15.Przed zatwierdzeniem wniosku przez kierownika jednostki ,wniosek musi być zaakceptowany przez główną księgową , Dyrektora Muzeum lub jego zastępcę
§ 6
Tryb udzielania zamówień

1.Zamówienia publicznego udziela się na zasadach i w trybie określonym w ustawie
2.Podział zadań między komórkami organizacyjnymi Muzeum w przypadku , gdy nie powołano komisji przetargowej na :
a) zadania wspólne :
§ pracownik prowadzący postępowanie przy udziale kierownika komórki organizacyjnej ustala tryb w jakim zostanie przeprowadzone postępowanie , udziela wyjaśnień , ocenia spełnienie warunków stawianych wykonawcom, przyjmuje i analizuje i odpowiada na wnoszone odwołania , ustala czy oferta zawiera rażąco niską cenę
§ dokonanie otwarcia ofert
§ prowadzenie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia
§ wpisanie do specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszenia do negocjacji
§ wpisanie do specyfikacji trybu zamówienia
b) postanowienia wspólne:
§ osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składają pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań , pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu takich okoliczności, o których mowa w art.17.ust.1 ustawy
§ podjęte czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia przez osobę podlegającą wykluczeniu powoduje powtórzenie postępowania z wyjątkiem otwarcia ofert.
3.Przyjmowanie ofert od dostawców i wykonawców odbywa się w kancelarii Muzeum.
2.Przyjmowanie ofert odbywa się według następujących zasad :
1)dochowania szczególnej staranności przy rejestrowaniu ofert
2)opatrzenia każdej oferty pieczęcią wpływu z datą , dokładną godziną i minutą wpływu oraz liczbą porządkową oferty w danym postępowaniu.
3.Wszystkie oferty zarejestrowane elektronicznie w dzienniku korespondencji przychodzącej powinny być przekazywane niezwłocznie przewodniczącemu komisji 4.Za nienaruszalność ofert do czasu ich przekazania odpowiada pracownik kancelarii rejestrującej ofertę.
§ 7

1.Komórka organizacyjna prowadzi rejestr udzielonych zamówień publicznych
( załącznik 3).
2.Dokumentacja z postępowania podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora Muzeum.
3.W postępowaniach o wartości powyżej 14 000euro wybór najkorzystniejszej oferty
następuje w wyniku pracy komisji przetargowej.
4.Komórka organizacyjna w trybach negocjacyjnych przygotowuje projekt umowy, uwzględniając : przeprowadzone negocjacje , zaproszenia do negocjacji lub zapis o
trybie zamówienia w wyniku którego zawarta zostanie umowa oraz podaje numer postępowania.
5. Komórka organizacyjna w trybach nie negocjacyjnych przygotowuje projekt umowy, uwzględniający postanowienia umowy, zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ- załącznik nr4) .Zgodnie z uchwałą nr 1680/370/10 Zarządu Województwa Mazowieckiego w sprawie wdrożenia programu naprawczego z dn.10 sierpnia 2010r. ( § 7 ust.2 w/w uchwały) Kierownik jednostki przedkłada do Departamentu Nadzoru Właścicielskiego informacje o zamiarze zawarcia nowych umów z wykonawcami zadań inwestycyjnych ujętych w planie budżetu Województwa Mazowieckiego w danym roku.
6.Kierownik komórki organizacyjnej zobowiązany jest uzyskać na projekcie umowy akceptację Kierownika Administracyjnego prowadzącego postępowanie w zakresie zgodności istotnych postanowień umowy z zapisami SIWZ lub zaproszenia do negocjacji, koordynuje zawarcie umowy z wybranym wykonawcą i realizuje jej zapisy m.in. pobrania i zwrotu zabezpieczenia , należytego wykonania umowy, pobrania kar umownych, odbioru przedmiotu umowy lub sporządza aneks do umowy w przypadku, gdy jest to niezbędne.
7.W przypadku gdy nie została powołana komisja przetargowa Kierownik Administracji :
a) przygotowuje i publikuje ogłoszenia i inne dokumenty wymagane ustawą na odpowiednich stronach internetowych,
b) przygotowuje zapytania o cenę i zaproszenia do negocjacji
c) przygotowuje specyfikację istotnych warunków zamówienia i projektów dokumentów wymaganych ustawą przy uwzględnieniu warunków :
§ wymaganych od wykonawców oraz rodzaju dokumentów potwierdzających ich spełnienie
§ dotyczących wadium oraz należytego zabezpieczenia wykonania umowy
§ dotyczących kryteriów oceny ofert
d) ustala termin składania ofert , przygotowuje zawiadomienia o wyborze oferty najkorzystniejszej, przygotowuje projekty odpowiedzi na odwołania,
e) ocenia oferty pod względem ceny, terminu realizacji zamówienia, gwarancji – obliczonych wg wzorów matematycznych

§ 8

1.Ustanowia się następujące zasady przy sporządzaniu umów o zamówienie publiczne:
1)płatność określona w umowie nie może nastąpić później niż 30 dni od daty otrzymania faktury/rachunku wraz z załącznikami określonymi w umowie.
2)projekt umowy powinien zabezpieczać interesy zamawiającego poprzez zastrzeżenie prawa do kar umownych.
3)umowy należy sporządzać w trzech egzemplarzach :
a) 1 egzemplarz dla wykonawcy
b) 2 egzemplarze dla zamawiającego ( jeden do dokumentacji postępowania a drugi dla głównej księgowej)
4)na zamówieniach , umowach, zleceniach fakturach i innych dokumentach finansowych należy zamieszczać informacje o sposobie wyboru wykonawcy.
§ 9
Postanowienia końcowe

1.Za przestrzeganie niniejszego regulaminu odpowiedzialny jest Kierownik Zamawiającego i Kierownicy komórek organizacyjnych.
2.Zmiany lub uzupełnienia regulaminu dokonuje Dyrektor Muzeum
3.Projekt zmian przygotowuje Kierownik komórki organizacyjnej prowadzący postępowania
4.Wnioski o zmianę lub uzupełnienie regulaminu należy składać do Dyrektora Muzeum
5.W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem lub inaczej uregulowanych w ustawie Prawo zamówień publicznych, ustawie o finansach publicznych i ustawie Kodeks cywilny mają zastosowanie przepisy ustawowe.

Podstawa prawna :Komunikat Nr 23 Ministra Finansów w Sprawie standardów kontroli finansowej z dnia 16 grudnia 2009r.,Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2007r. Nr 223 , poz.1655 z późniejszymi zmianami), ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 257, poz. 1240), ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16,poz.93 z późn. zmianami), Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych, Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dn.18 stycznia 2007r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. z 2007r. Nr 10 poz.68 z dnia 22.01.2007r.), ustawa z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.2001r.Nr 112,poz.1198 z dnia 08 .10.2001r.),uchwała Nr 1680/370/10 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 10 sierpnia 2010r., ustawa z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych, KPC, KPA.

DYREKTOR
Muzeum Azji i Pacyfiku w Warszawie